این مقاله در مورد یک چهارچوب کلی برای گرفتن تصمیمات مؤثر است که شامل هفت مرحله است و اساسا برای استفاده‌های گروهی و سازمانی طراحی شده است. هرچند منظور این نیست که نمی‌توانید از این روش‌ها و راهکارها برای تصمیم های ساده‌تر یا شخصی استفاده کنید.
جنبه ی مهم این روند این است که باید تمام مراحل را پشت سر هم طی کنید، مگر اینکه آن مرحله به شرایط کنونی‌تان مربوط نباشد.
-
تهیه ی فهرستی از راهکارها /گزینه های موجود
تهیه ی فهرستی از راهکارها و یا گزینه‌های موجود و در دسترس معمولا برای حل مسائل گروهی (یا شخصی) کمک کننده است. این کار را می‌توانید با گذاشتن فکرهایتان روی هم یا خلق ایده های جدید انجام دهید. این مرحله برای روند تصمیم گیریِ کلی مهم است چون تصمیم ها از مجموعه ای از انتخاب های ثابت شکل می‌گیرد. همیشه به یاد داشته باشید که احتمالِ تصمیم نگرفتن و کاری انجام ندادن را در نظر بگیرید و مراقب این دو گزینه باشید.
-
تعیین یک موعد زمانی و مشخص کردن این که چه کسی مسئول تصمیم گیری است
در مورد میزان زمان لازم برای روند تصمیم گیری، در نظر گرفتن موارد زیر می‌تواند کمک کند:
- چقدر زمان دارید تا روی این تصمیم گیری صرف کنید؟
- آیا برای این تصمیم گیری ضرب الاجل وجود دارد و عواقب عدم اتمام کار تا قبل از ضرب الاجل چیست؟
- اگر تصمیم سریع‌تر گرفته شود، سود و منفعتی در آن هست؟
- گرفتن این تصمیم چقدر مهم است؟ چقدر مهم است که این تصمیم صحیح باشد؟
- آیا صرف زمانِ بیشتر، باعث بالا رفتن کیفیت تصمیم می‌شود؟
به یاد داشته باشید که برخی اوقات گرفتن یک تصمیمِ “سریع” مهم تر از گرفتن تصمیمِ “صحیح” است، و برخی موارد هم این قضیه برعکس است.
مسئولیت تصمیم گیری
قبل از تصمیم گیری، باید مشخص کنید که چه کسی قرار است مسئولیت این کار را به عهده بگیرد.
به یاد داشته باشید که همیشه فردِ تصمیم گیرنده نباید مسئولیت آن را تقبل کند. آیا این مسئله فردی، گروهی یا سازمانی است؟
این یک سؤال کلیدی ست، چون این قضیه که چقدر این مسؤلیت پذیری بین افراد تقسیم می‌شود می تواند روی میزان ریسک پذیری افراد تأثیر بگذارد. اگر این تصمیم گیری کاری باشد، در نظر گرفتن ساختار سازمانی می‌تواند کمک کننده باشد.
- آیا تک تک افراد مسئول تصمیم‌شان هستند یا سازمان، مسئولیت را به عهده می‌گیرد؟
- چه کسی باید مراحلی که در مورد آن تصمیم گرفته شده را انجام دهد؟
- اگر اشتباهی رخ دهد تأثیر آن چه خواهد بود؟
- در صورت انجام اشتباهِ کاری، آیا مسئولیت آن را می‌پذیرید؟
در آخر، باید بفهمید که چه کسی تصمیم گیری نهایی را انجام می‌دهد. هنگام کمک به یک دوست، همکار یا مشتری برای گرفتن یک تصمیم قاطع، در اکثر موارد گرفتن تصمیم نهایی و مسئولیت آن به عهده‌ی خودشان خواهد بود. هرگاه امکان پذیر بود، و در شرایطی که تصمیم گیرنده‌ی نهایی مشخص نبود، بهتر است به طور رسمی و دسته جمعی سر اینکه چه کسی مسئول تصمیم گیری ست به توافق برسید.
انجام این کار، نیازمند ثبت و ضبطِ تصمیمات اخذ شده است و اینکه بر چه اساسی آن تصمیم گرفته شده و چه کسی در آن دخیل بوده است. این اطلاعات باید نگه داری شوند تا تصمیم گیری‌های آینده بر پایه آنها توجیه‌پذیر باشند، و اگر اشتباهی رخ داد بتوانید نشان دهید که تصمیم شما در آن شرایط و طبق اطلاعاتی که داشتید، معقول بوده است.
-
جمع آوری اطلاعات
قبل از تصمیم گیری، تمام اطلاعات مرتبط باید جمع آوری شوند. اگر اطلاعات ناکافی یا تاریخ گذشته وجود داشته باشد، احتمال گرفتنِ تصمیمِ اشتباه، زیاد می‌شود. اگر اطلاعات نامربوط زیادی وجود داشته باشد، گرفتن تصمیم سخت‌تر می‌شود و خیلی راحت توسط عوامل غیر ضروری حواستان پرت می‌شود.
بنابراین شما برای تصمیم گیری نیازمند اطلاعات به روز، دقیق و صحیح هستید.
هرچند، میزان زمانی که روی جمع آوری اطلاعات گذاشته می‌شود با احتمالِ گرفتن تصمیم اشتباه، رابطه‌ی معکوس دارد. در یک موقعیت گروهی مانند کار، افراد می‌توانند هر کدام به دنبال جنبه های متفاوت از اطلاعات موردنیاز باشند. برای مثال، هر کدام از افراد می‌توانند تحقیق‌شان را روی هزینه ها، تسهیلات، در دسترس بودن و…متمرکز کنند.
-
در نظر گرفتن ریسک ها
یک سؤال کلیدی این است که چه قدر برای گرفتن تصمیم باید ریسک کرد؟ به طور کلی، میزان ریسک به موارد زیر بستگی دارد:
- میزان جدیتِ عواقب گرفتن تصمیم نادرست.
- منافع و مزایای تصمیم گیری صحیح.
- در نظر گرفتن بدترین نتیجه‌ی ممکن و اینکه احتمال رخ دادن آن چقدر است.
همچنین در نظر گرفتن ریسک رخ دادن بدترین نتیجه ی ممکن و اینکه آیا این ریسک قابل قبول است یا نه، می‌تواند کمک کننده باشد. انتخاب‌تان می‌تواند این باشد که برای موفق شدن هر کاری بکنید یا اینکه تصمیمی ایمن و مطمئن بگیرید.
-
تصمیم گیری بر اساس ارزش ها
هر کس ارزش ها و عقاید خاص خودش را دارد ( منظور از ارزش یعنی چیزهایی که اهمیت‌شان را باور دارید). تصمیم هایی که می‌گیرید، و خواهید گرفت در نهایت بر اساس این ارزش ها است. به این معنی ست که تصمیمی که برای شما صحیح و مناسب است ممکن است برای فرد دیگری درست نباشد. اگر مسئولیت تصمیم گیری تقسیم شود، احتمال این وجود دارد که ارزش ها و عقاید یک نفر مانند دیگران نباشد.
در این موارد باید روی این قضیه اتفاق نظر پیدا کنید که کدام ارزش ها بیشترین سنگینی و اهمیت را دارند. این مهم است که ارزش ها و عقایدی که زیر بنای تصمیم گیری‌اند، به خوبی و کاملا درک شوند زیرا آنها تأثیر به سزایی روی تصمیم نهایی دارند.
-
سبک و سنگین کردن نقاط مثبت و منفی
با در نظر گرفتن جنبه های مثبت و منفی هر راهکار و گزینه، مقایسه کردن آنها امکان پذیر می‌شود. برخی ارگان‌ها یک روند رسمی در این مرحله دارند که شامل ارزیابی مالی است، بنابراین اگر تصمیم تان کاری است لطفا آن را بررسی کنید.
یک راه خوب برای این کار استفاده از تراز نامه است تا بتوانید هزینه ها و مزایا (مثبت و منفی) مربوط به آن راهکار را سبک و سنگین کنید. سعی کنید تمام جنبه های آن وضعیت را به نوبت بررسی کنید و هم نکات منفی و هم مثبت را تشخیص دهید.
برای مثال، با هزینه ها شروع کنید سپس جنبه‌ی نیروی انسانی را در نظر بگیرید و سپس تبلیغات را بررسی کنید.
با تهیه ی فهرستی از نقاط منفی و مثبت، سریعا می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام گزینه بهتر است. هم چنین می‌توان به هر کدام از این نقاط منفی و مثبت از یک تا ده نمره داد (ده به معنی مهمترین و یک به معنی اهمیت کمتر).
هنگام امتیازبندی هر کدام از این نقاط، می‌توان به این نکته توجه کرد که هر کدام از آنها تا چه اندازه با ارزش‌ها هم خوانی دارد. تراز نامه باعث می‌شود این مسائل مورد توجه قرار گیرد و به صورت شفاف و قابل فهم ارائه شود.
-
گرفتن تصمیم
بالاخره زمان گرفتن تصمیم رسیده است!
مرحله ی جمع آوری اطلاعات باید داده‌ها و اطلاعات به اندازه ی کافی در اختیار شما قرار داده باشد تا بتوانید تصمیم نهایی را بگیرید، همچنین شما در این مرحله معایب و منافع هر انتخاب را می‌دانید. الآن دیگر وقت تصمیم گیری ست.
اخطار!
ممکن است به این مرحله برسید و احساس کنید تصمیم‌تان را گرفته‌اید ولی باز احساس ناخوشایندی داشته باشید. در این صورت، از اینکه این مراحل را تکرار کنید، نترسید. شاید تمام جنبه های مثبت و منفی را فهرست بندی نکرده اید یا روی یک عامل بیش از اندازه تمرکز کرده اید. شهود یا احساس درونی شما یک راهنمای قوی برای این است که بفهمید تصمیمی که گرفته اید صحیح است و با عقاید و ارزش هایتان جور در می آید یا خیر.
در صورت امکان بهتر است بعد از اینکه تصمیم قاطع گرفته شد، اجازه دهید مقداری زمان بگذرد. ترجیحا قبل از اعلام تصمیم به دیگران کمی آن را به تأخیر بیندازید، چون اگر تصمیم علنی شود تغییر دادن آن سخت است.
برای تصمیم های مهم بهتر است هر قدمی که در فرآیند تصمیم گیری برمی‌دارید را ثبت و ضبط کنید. این گونه اگر به شما برای گرفتن تصمیم اشتباه انتقاد شد می‌توانید تفکرات و دلایل‌تان را که بر اساس اطلاعات در آن زمان استفاده شد را توجیه کنید. به علاوه با ثبت و ضبط این مراحل، قدرت درکتان در مراحل تصمیم گیری بالا می‌رود که برای تصمیمات آینده مفید است و راحت‌تر از پس آنها بر خواهید آمد.
و در آخر پس از تصمیم گیری…
آخرین و شاید مهم ترین نکته بعد از تصمیم گیری این است که زمان‌تان را روی “اگر این گونه شود چه” گفتن هدر ندهید. اگر خطایی رخ داد و نیاز دارید که در تصمیم گیری‌تان تجدید کنید، پس این کار را بکنید. ولی در غیر این صورت، تصمیم‌تان را کاملا بپذیرید و ادامه دهید.
نتیجه گیری
در این مقاله در مورد یک تکنیک تصمیم گیری که شاید علاقه مند به استفاده از آن باشید، صحبت شد. به یاد داشته باشید هیچ تکنیکی نمی‌تواند جای قضاوت صحیح و روشن اندیشی را بگیرد. تمام تصمیم گیری ها نیازمند قضاوت فردی است و تکنیک های سیستمی صرفا راهنما و کمکی برای این قضاوت ها هستند.
