خلاصه
“نگید که وقت کافی ندارید. شما دقیقا همون مقدار زمانی رو در روز دارید که هلن کلر، پاستور، مایکل آنجلو، مادر ترزا، لئوناردو داوینچی، توماس جفرسون، و آلبرت انیشتین داشتند.”
ه.جکسون براون جونیور
خیلی از افراد توی جامعه ی ما سعی میکنن تا بیش از حد بهره ور باشن.
شما افرادی رو که از کاری به کار دیگه میرسند، همیشه ایمیل هاشونو چک می کنند، چیزی رو مرتب میکنند، یک تماس می گیرند، ماموریتی رو انجام میدند یا کارهای دیگه رو انجام میدند، میشناسید.
افرادی که این کار رو انجام میدند اغلب به این عقیده متعهدند که “مشغول بودن” به معنی انجام کار سخته و اونها دارند راه موفقیت بیشتر رو طی می کنند.
در حالی که این باور تا حدودی میتونه درست باشه، اغلب به بهره وری بی فکر ختم میشه- یک نیاز دائم برای انجام کاری و میلی برای هدر دادن وقت برای کارهای پست.
به جای این طور رفتار کردن، من انجام دادن کارها رو به شیوه های مختلف انتخاب میکنم.
باهوش تر کار کنید، نه سخت تر
یه ضرب المثل قدیمی هست میگه، “باهوشتر کار کنید نه سخت تر”، که برای من مثل جزئی از هر کاری شده که انجام میدم.
به جای ربات بودن توی روشی که کارها رو انجام میدم، سعی میکنم بیشتر فکر کنم و همیشه از خودم بپرسم، آیا این کار میتونه به روش بهتری انجام بگیره یا اینکه باید همش حذف بشه.
مدیریت کردن زمان به معنی پر کردن روز با هرکاری که به دست آدم میرسه نیست. به معنیه ساده کردن روش انجام کارها، انجام سریعتر کارها و رهایی از استرس هست.
به معنی خالی کردن زمان و فضا در زندگی آدمه تا بشه توی اون زمان با مردم بود، بازی کرد و استراحت کرد.
بهتون قول میدم- به اندازه ی کافی ساعت برای انجام دادن کارهایی که دوست دارید در روز هست، اما ممکنه یکم نیاز به مرتب سازی دوباره و تصور دوباره برای پیدا کردن اونها باشه.
۲۱ نکته برای مدیریت زمان
من این ۲۱ روش رو جمع آوری کردم تا بتونن شما رو با امید به سوی مسیر درست هدایت کنند.
به یاد داشته باشید: حقه ها و روش های بی شماری وجود دارند که با اون ها میتونید زمانتون رو به طور موثری مدیریت کنید. نکته هایی هم هست که به نظر من کمک کننده هستند، اما همه مثل هم فکر نمی کنند.
بذارید تا این لیست سرعت بخش شما برای تفکر منظم درباره ی چگونگی خالص سازی تمریناتتون باشه.
-
اول کارهای مهمتر رو انجام بدید.
این قانون طلایی مدیریت زمان است. هر روز، دو یا سه کاری رو که براتون مهمتر و حیاتی تر هستند رو انتخاب کنید و اول اونها رو انجام بدید.
وقتی کارتون تموم شد، اون روزتون یه موفقیت به حساب میاد. میتونید برید سراغ کارهای دیگه، یا میتونید اونهارو به فردا موکول کنید. شما کار ضروری رو انجام دادید.
-
نه گفتن رو بیاموزید.
درست کردن تعهدات زمانی زیاد برای خودمون، میتونه به ما یاد بده که چطور با مسادل مختلف کنار بیایم و زمانمون رو مدیریت کنیم. این میتونه چیز بزرگی باشه.
هرچند، خیلی راحت میتونید این کار رو گسترش بدید. بعض وقت ها، نیازه که شما بعضی از موقعیت های به وجود اومده رو نادیده بگیرید. هدف شما باید ادامه دادن تعهداتی باشه که میدونید میتونید انجام بدید و براشون وقت دارید و بهشون واقعا اهمیت بدید.
-
حداقل ۷ تا ۸ ساعت بخوابید.
بعضی از مردم فکر می کنند که فدا کردن خوابشون برای بالا بردن بهره وری و به دست آوردن یکی دو ساعت بیشتر توی روز راه خوبیه. اما اینطور نیست.
بیشتر مردم به ۷-۸ خواب نیاز دارند تا بدن و ذهنشون بتونه به طور مفیدی عمل کنه. شما میفهمید که چه زمانی خوابتون به اندازه ی کافی بوده. به بدنتون گوش کنید، و ارزش خواب رو دست کم نگیرید.
-
تمام تمرکزتون رو وقف کاری کنید که در حال انجامش هستید.
همه ی پنجره هایی که توس کامپیوترتون باز کردید ببندید. تلفنتون رو کنار بذارید، دور از دید و بی صدا. محلی ساکت برای کارتون پیدا کنید، یا موسیقی گوش کنید اگر که کمکتون میکنه (من شخصا از گوش کردن به موسیقی کلاسیک و بی صدا وقتی که دارم مینویسم لذت میبرم).
روی همین یه کار تمرکز کنید. چیز دیگه ای نباید وجود داشته باشه. خودتون رو در اون غرق کنید.
-
زود شروع کنید.
تقریبا همه ی ما با مشکل به تعویق انداختن مواجه شدیم. به نظر خیلی آسون میرسه، و در نهایت همه ی ما اون کار رو انجام میدیم، پس چرا که نه؟
این نصیحت رو از یه تعویق اندازنده ی قدیمی که الان بهتر شده بشنوید- این که صبح زود کاری رو انجام بدید، اون کار رو بهتر و کم استرس تر میکنه. همچنین به سختی قبل هم نیست، اگر فقط تصمیم بگیرید که انجامش بدید.
-
اجازه ندید کارهای غیر مهم شمارو پایین بکشند.
ما اغلب اوقات به پروژه هامون اجازه میدیم که خیلی بیشتر از اون زمانی که میتونن انجام بشن وقت ما رو بگیرن، با صرف وقت زیاد روی جزئیات کوچیک. منم توی این قسمت گناهکارم. من همیشه یه ایده آل گرا بودم.
با این وجود، چیزی که فهمیدم، اینه که عقب روندن میل به آزمایش دائم کارهایی که تا الان انجام دادم ممکنه. من خیلی توی جلوگیری از پیش روی سریع به جلو، انجام تمام کارها، و اصلاح دوباره ی کارها بعد از انجام اونها موفق بودم.
-
کارهای کلیدی رو به عادت هاتون تبدیل کنید.
برای من نوشتن یه کار همیشگیه. من باید همیشه بنویسم- برای دانشگاه، کار، کارهای دانشجوهام، وبلاگم و …. من احتمالا بین ۵۰۰۰ تا ۷۰۰۰ کلمه رو توی یک هفته می نویسم.
مقدار کلماتی که من می نویسم ممکنه برای خیلی از مردم زیاد باشه، اما برای من کار خیلی راحتیه، چوت این کار عادت من شده. من مدت زیادیه این کار رو عادت خودم قرار دادم تا هر روز یک مقدار برای خودم بنویسم.
من به ندرت این کار روتین رو نادیده میگیرم. بخاطر این، مغز من در حالت عادت به نوشتن قرار گرفته. این کار برای من کاملا طبیعی و لذت بخش شده. آیا شماهم میتونید کاری مشابه این انجام بدید؟ (کتاب “راهنمای ساده و قدرتمند شکل دهی به هر عادت جدید” رو بخونید.)
-
راجع به مقدار تلویزیون/ اینترنت/ و بازی زیاده وری نکنید.
زمانی که روی گشتن توی توییتر و بازی کردن و تلویزیون تماشا کردن و فیلم دیدن میذارید، میتونه یکی از بزرگترین مشکلات برای بهره وری باشه.
من پیشنهاد میکنم که راجع به زمانی که این فعالیت هارو انجام میدید آگاه باشید. به سادگی میتونید این کار رو با توجه به اینکه چطور اون کارها زمان شما رو می بلعند، شما انجام اون کارها رو کمتر خواهید کرد.
-
برای انجام کارها یک محدوده ی زمانی تعیین کنید.
به جای فقط نشستن برای انجام یک پروژه و فکر کردن راجع به اون، “من تا زمای که اون کار انجام بشه در مکانش حضور خواهم داشت” به این فکر کنید که، “من برای سه ساعت روی این پروژه کار خواهم کرد”.
این اجبار زمانی شما رو مجبور می کنه تا تمرکز کنید و موثرتر عمل کنید، حتی اگر شما در نهایت مجبور بشید که به عقب برگردید و یکم بیشتر از قبل اضافه کنید.
-
بین کارهاتون زمان استراحت بذارید.
وقیت از یه کار به کار دیگه می ریم، قدردانی از کاری که انجام دادیم سخت میشه و همچنین متمرکز موندن و با انگیزه بودن.
اجازه برای استراحت دادن به خودمون در بین کارها میتونه نفسی از هوای تازه به درون مغزمون باشه. وقتی که دارید استراحت می کنید، یه کم قدم بزنید، مدیتیشن کنید، یا تمرینهایی برای خالی کردن ذهنتون انجام بدید.
-
به کلیت لیست انجام کارهاتون فکر نکنید.
یکی از سریعترین راه ها برای دستپاچه کردن خودتون اینه که راجع به لیست بزرگ کارهاتون فکر کنید. این رو بدونید که هیچ اندازه ای از افکارتون این لیست رو کوتاهتر نمیکنه.
در این زمان ها، تمام کاری که میتونید انجام بدید اینه که روی کاری که دارید انجام میدید تمرکز کنید. فقط این کار به تنهایی. یک پله در هر زمان، نفس بکشید.
-
ورزش کنید و غذاهای سالم بخورید.
مطالعات بسیاری رابطه ی یک زندگی سالم رو با بهره وری در کار ثابت کرده اند. مشابه خواب به اندازه ی کافی، ورزش و خوردن غذاهای سالم سطح انرژی شما رو بالا می بره، ذهنتون رو خالی کنید و به خودتون اجازه بدید که راحتتر تمرکز کنید.
-
کمتر کار کنید.
این تاکتیکی هست که توسط یکی از وبلاگ نویس های من مورد علاقه ی من پیشنهاد شده، لئو باباتا. در واقع، کمتر کار کردن راهی دیگه برای گفتن اینه که کارهای مهمتر رو انجام بدید.
سرعتتون رو کاهش بدید، به کاری که باید انجام بشه توجه کنید، و روی اون کار تمرکز کنید. کارهای کمتری رو انجام بدید که ارزش بیشتر دارند، به جای اینکه کارهایی که بیشترند و ارزش ندارند رو انجام بدید.
-
از آخر هفته تون استفاده کنید، فقط یه کم.
یکی از کاریکاتورهای مورد علاقه ی من، یک مرد رو نشون میده که کارش رو کنار گذاشته و میگه “امروز جمعست. لعنت به این کار!” عکس بعدی نوشته “دوشنبه”، و همون مرد در حال جمع کردن کاغذهایی که خودش روی زمین ریخته بود.
این کمدیه، اما من فهمیدم که انجام دادن یکمی از کارها در آخر هفته باعث میشه تا حجم بالای کار در طول هفته کم بشه. برای ۲ تا ۴ ساعت در روز براش وقت بذارید. و میبینید که هنوز هم وقتی برای تفریحاتتون باقی مونده.
-
سیستم مرتب سازی اختراع کنید.
مرتب بودن چندین تن زمان برای شما ذخیره می کنه، و نیاز نیست که شما مرتب ترین آدم روی کره ی زمین باشید. سیستم ها برای اجرای کارها پیچیده نشدند.
یک سیستم پر کننده برای کارهاتون درست کنید. مطمئن بشید که همه ی موارد جایی در سیستم ذخیره ی شما دارند. اشتراکتون رو از ایمیل های که نمیخواید بردارید تا مطالب اونها رو دیگه دریافت نکنید. ساده وساده و ساده ترش کنید.
-
وقتی که منتظر چیزی هستید کاری انجام بدید.
ما دوست داریم تا توی جاهایی که کار زیادی برای انجام دادن نداریم، وقت هدر بدیم. اتاق های انتظار، صف مغازه ها، زمانی که توی مترو هستید، وقتی که روی دستگاه های باشگاه میدویید یا غیره.
کارهایی رو چیدا کنید که بتونید توی این زمان انجام بدید. من متن های زیادی برای خوندن در رابطه با کلاس هام دارم، بنابراین تقریبا هرجایی که میرم اونها رو با خودم میبرم تا موقع انتظار بتونم اونها رو بخونم.
-
خودتون رو حبس کنید.
اگر هیچ حواس پرتی ای نباشه، هیچ بهانه ای هم در کار نیست. بعضی وقتها، تنها راهی که بتونم یک کار رو انجام بدم اینه که تحت فشار قفل و کلید، توی یه اتاق خودم رو حبس کنم. اگر شماهم شبیه من هستید، خودتون رو بشناسید، و بنابر این رفتارتون رفتار کنید.
-
به برنامه تون برای انجام کاری متعهد باشید.
من یجورایی ای رو قبلا گفتم، اما ارزش تکرار کردن رو داره. وقتی دارید کاری رو انجام میدید، برنامه تون رو بهم نزنید.
مصمم باشید، متعهد باشید. راجع به اون کار حرفه ای عمل کنید، و ادامه بدید. یک اراده ی محکم برای انجام کاری که قصد انجامش رو دارید شما رو میتونه به هرجایی برسونه.
-
کارهای مرتبط به هم رو توی یک دسته بذارید.
بذارید اینجوری تصور کنیم که توی یه آخر هفته شما باید دوتا کار برنامه ریزی انجام بدید، سه تا متن بنویسید، و دوتا ویدیو درست کنید. به جای مرتب کردن این کارها توی هر دسته ای که میخواید، اون هایی که دست دارید رو توی یه گروه بذارید و به ترتیب انجامشون بدید.
کارهای مختلف، افکار مختلف می طلبند، پس این کار عاقلانست که بذارید مغزتون با کار جاری، جریان پیدا کنه به جای اینکه به طوری غیر منطقی کاری رو انجام بده که نیاز به آماده سازی دوباره ی شما داره.
-
زمانی برای سکون بذارید.
توی دنیای برو، برو، بروی ما، خیلی از مردم وقت ساکن بودن رو پیدا نمی کنند. با این وجود، تمرین ساکن بودن چه کارهای باورنکردنی ای که نمیکنه. فعال بودن و غیرفعال بودن، هردو باید نقش کلیدی در زندگی ما داشته باشند.
کشف زمان در زندگیتون برای سکوت و بی حرکت بودن، اضطراب رو کاهش میده و به شما نشون میده که هیچ نیازی به عجله ی دائم نیست. این کار همچنین باعث میشه تا شغل شما براتون لذت بخش تر باشه.
-
کارهای غیرضروری رو حذف کنید.
میدونم که این نکته رو ممکنه جاهای دیگه هم شنیده باشید، اما این یکی از مفیدترین نکته هاییه که میتونید از این متن یاد بگیرید.
زندگی ما پر از کارهای اضافیه. وقتی که بتونیم اون کارها رو شناسایی کنیم و حذفشون کنیم، بیشتر و بیشتر با چیزهای مهم و قابل توجه در ارتباط خواهیم بود و چیزی که ارزش وقت مارو داره پیدا میکنیم.
نکته ی آخر (بهترین نکته)
یک نکته ی نهایی وجود داره که میخوام ذکر کنم. اگر قراره چیزی رو از این متن به خاطر بسپارید بذارید اون، این باشه:
لذت بردن همیشه باید هدف اصلی باشه. کار میتونه بازی باشه.
ما انقدر عادت کردیم که توی کار گیر بیفتیم که یادمون میره از کاری که داریم انجام میدیم لذت ببریم. حتی وقتی که روی باهوشتر کار کردن تمرکز می کنیم، اغلب همچنان روی اینکه کارها رو به انجام برسونیم تمرکز زیادی داریم.
این هیچوقت نباید هدف ما باشه. همیشه از خودتون بپرسید: چه کار میتونم بکنم تا زمان بیشتری رو برای لذت بردن از کاری که دارم انجام میدم بگذرونم؟
هدفتون باید این باشه که کارهاتون رو طوری مرتب کنید که از جزئیات زندگی روزانه تون لذت ببرید، حتی وقتی که کار می کنید.
این ممکنه مثل یه رویا به نظر برسه، اما توی دنیای امروز این کار بیشتر از قبل ممکن شده. کنجاو باشید. برای فرصت ها آغوشتون رو باز کنید. خودتون رو بشناسید. امیالتون رو بپذیرید.
چیزهای فوق العاده اتفاق می افتند. براتون توی انجام این نکته ها بهترین ها رو آرزو میکنم، و اگر کار دیگه ای از دستم برمیاد حتما به من خبر بدید.
دوستتون
جوردن بیتس
